Comparar una agencia con un software por el precio de la primera cuota es como comparar dos coches por lo que cuesta llenar el depósito un día. Falta casi todo: lo que gastarás en un año, lo que te cuesta tu propio tiempo y, sobre todo, cuánto tendría que aportarte cada opción para que la cuenta salga.
La buena noticia es que no hace falta un modelo financiero. Con una hoja de cálculo sencilla y una tarde tranquila puedes proyectar doce meses de cada opción. Esta guía te lleva paso a paso y sirve igual si al final eliges una agencia, hacerlo tú mismo o AutoAd. La hoja no decide por ti: te obliga a poner números a lo que hasta ahora eran sensaciones.
Antes de abrir la hoja: qué vas a comparar
Decide primero las opciones. Lo habitual son tres o cuatro columnas de trabajo:
- Hacerlo tú mismo.
- Una agencia (o varias, si ya tienes propuestas).
- AutoAd SEO, en el plan que te interese.
- AutoAd Google Ads, si te interesa también.
Y una regla: todos los datos que no conozcas son una pregunta, no una cifra inventada. Si una agencia no te ha dado precio, pídeselo por escrito. Si no sabes cuántos clientes te traería un canal, no pongas el número que te contó un comercial: pon varios escenarios, como verás en el paso 4.
Paso 1: estructura de la hoja
Crea una pestaña por opción y una última de resumen. En cada pestaña, pon en la primera columna los conceptos (una fila cada uno) y, en las columnas siguientes, los doce meses, de M1 a M12. Añade una columna final de total con una fórmula como =SUMA(B2:M2), que suma los doce meses de esa fila.
Las filas de costes serán estas:
- Cuota del servicio: lo que pagas cada mes a quien gestiona.
- Costes de puesta en marcha: altas, configuración inicial o cualquier pago que no sea mensual. Pregunta siempre si existen y anota lo que te respondan.
- Herramientas o suscripciones que tendrías que contratar aparte (sobre todo si lo haces tú).
- Inversión en anuncios, si aplica (paso 2).
- Tu tiempo (paso 3).
Paso 2: la cuota y la inversión en anuncios
Aquí hay un punto que confunde mucho: la cuota del servicio y la inversión en anuncios son dos partidas distintas.
- La cuota es lo que pagas a quien gestiona.
- La inversión en anuncios es lo que gastan tus campañas en Google, y se paga a Google.
En AutoAd los datos públicos son estos: SEO a 99, 199 o 499 € al mes según se publiquen 3, 10 o 100 artículos al día, y Google Ads a 150 € al mes de gestión, aparte. La inversión publicitaria la decides tú y la pagas directamente a Google. Como cada módulo se contrata por separado y no hay pack combinado, si quieres los dos, suma las dos filas. Para cualquier agencia, apunta lo que figure en su propuesta y qué cubre exactamente, porque el precio depende del alcance.
Para la inversión en anuncios, decide cuánto estás dispuesto a gastar al mes y ponla en todas las pestañas que incluyan anuncios con el mismo importe. Así la comparación mide la gestión, no una inversión distinta en cada caso. Si necesitas una orientación para decidir cuánto, tienes esta guía sobre cuánto hay que invertir en marketing digital al mes.
Paso 3: valora tu tiempo
Este es el paso que casi todo el mundo se salta y el que más cambia el resultado. Tu tiempo no es gratis: cada hora dedicada a marketing es una hora que no dedicas a atender clientes, a producir o a descansar.
Crea dos filas:
- Horas al mes que crees que te llevará esa opción (incluye revisar, aprobar, responder, coordinarte con la agencia, o hacerlo tú todo).
- Valor de tu hora, según lo que tú mismo consideres: lo que cobras por una hora de tu trabajo o lo que pagarías por delegarla.
Multiplica ambas con =PRODUCTO(B5;B6) y llévalo a la fila de tu tiempo. Cuando lo hagas verás algo que sorprende: hacerlo tú tiene una cuota muy baja y un coste de tiempo alto. Delegar invierte la proporción. Ninguna es mejor por defecto; lo importante es que en la hoja se vea.
Sé realista con las horas. Una agencia también te pide tiempo (contenidos, aprobaciones, datos), y un software con aprobación como AutoAd te pide el que dediques a revisar y aprobar. Ninguna opción cuesta cero horas.
Paso 4: ticket medio y punto de equilibrio
Hasta aquí tienes el coste de cada opción a doce meses. Falta la otra mitad: lo que tendría que aportar para compensarlo.
Añade estas celdas en la pestaña de resumen:
- Ticket medio: lo que te deja de media un cliente nuevo. Mejor el margen (lo que queda tras tus costes) que la facturación.
- Coste total a doce meses de la opción: la suma de todas las filas de costes.
- Clientes necesarios para cubrir el coste:
=B10/B9, es decir, coste total dividido entre el margen por cliente.
Ese último número es el más útil de toda la hoja. No te dice cuántos clientes vas a conseguir (eso nadie puede asegurarlo), sino cuántos necesitarías para que la opción no te cueste dinero. Después te preguntas con honestidad: ¿es razonable pensar que este canal me traiga esos clientes en un año?
Escenarios en vez de una sola apuesta
Para los ingresos, evita la cifra única. Crea tres escenarios (prudente, intermedio y optimista) con tus propios supuestos y mira cuándo sale la cuenta en cada uno. En SEO, ten presente que los resultados tardan: lo prudente es que los primeros meses aparezcan casi vacíos, como se explica en cuánto tarda el SEO en dar resultados. Con los anuncios, el resultado llega antes, pero no tienes por qué fiarte de promesas: compara con tus datos.
Lo que la hoja no te dice
Una hoja ordena, pero no decide. Hay cosas que no caben en una celda:
- Calidad del trato: una agencia con buena relación personal puede valer lo que cuesta para ti, aunque la hoja salga peor.
- Lo que no cubre cada opción: si necesitas redes, vídeo, marca o prensa, AutoAd no lo hace (solo SEO y Google Ads; Meta Ads, TikTok Ads y LinkedIn Ads aún no están disponibles), y entonces la comparación se hace entre cosas que no equivalen. Puedes apoyarte en un plan de marketing digital para tu pyme para ver qué canales necesitas de verdad.
- Tu tranquilidad: hay quien prefiere pagar más por no pensar en ello.
Y si a la vista de tu hoja gana la agencia, felicidades: la hoja ha cumplido su función. Has elegido con datos.
Conclusión
Una hoja de cálculo a doce meses convierte una comparación de sensaciones en una de números: cuotas, inversión en anuncios, tu tiempo y cuántos clientes harían falta para cubrir el coste. No sustituye al criterio, pero te evita decidir por el precio de la primera cuota. Para rellenar la columna de AutoAd, estos son sus precios públicos: SEO a 99, 199 o 499 € al mes según los artículos diarios, y gestión de Google Ads a 150 € al mes aparte, con la inversión pagada a Google, sin packs ni permanencia. Si tras completar tu hoja AutoAd te sale a cuenta para la parte de Google, solicita acceso a AutoAd y haz la prueba con tus propios datos.