Antes de dejar una herramienta de marketing, pide por escrito cinco cosas: los contenidos que se han publicado para ti, los informes y datos de rendimiento, las listas de trabajo (palabras clave, páginas, calendario), las configuraciones y la titularidad de tus cuentas. Pídelos en formatos abiertos que cualquier otra herramienta pueda leer, como texto o HTML para los artículos y hojas de cálculo para las tablas, y hazlo antes de cambiar, no después.
La razón es práctica. Una vez que dejas de usar una herramienta, lo normal es que cada día tengas menos acceso a lo que había dentro, y reconstruir un histórico de meses desde cero cuesta más que pedir una copia a tiempo.
¿Qué datos son realmente tuyos?
La respuesta final depende de las condiciones de servicio de cada proveedor, y por eso conviene leerlas y, si hay dudas, preguntar antes de contratar. Como criterio general, lo que se creó específicamente para tu negocio debería poder salir contigo, y lo que es el propio software de la herramienta no sale con nadie. En la práctica, mira estas cinco familias:
- Contenido publicado. Artículos, textos de páginas, imágenes y cualquier material que se haya hecho para tu web.
- Datos de rendimiento. Visitas, búsquedas, posiciones y clics. Los que vienen de Google Search Console o de otros servicios de Google son tuyos si la cuenta está a tu nombre.
- Listas de trabajo. Las palabras clave que se han estado trabajando, las páginas objetivo, el calendario de publicaciones.
- Informes recibidos. Los que ya te han llegado y los datos con los que se hicieron.
- Configuraciones y accesos. Cuentas de anuncios, ficha de Google, dominio, alojamiento y panel de tu web.
Si hay algo en esa lista que no sabes dónde está, es la primera pregunta que debes hacer al proveedor actual. Para ampliar este punto, tienes una guía sobre qué pasa con tus datos si usas una herramienta de SEO y otra sobre qué datos son tuyos al medir el retorno.
¿En qué formato conviene pedirlos?
El formato importa tanto como el dato. Una captura de pantalla no se puede importar a ninguna parte; un archivo bien estructurado, sí. Pide lo siguiente:
- Artículos y textos: en HTML, en texto plano o en un documento editable, con el título, la descripción, la dirección exacta (URL) y la fecha de publicación de cada uno. Las imágenes, en sus archivos originales.
- Tablas de datos (posiciones, palabras clave, rendimiento): en CSV o en una hoja de cálculo. CSV es un archivo de texto con las columnas separadas por comas que se abre en cualquier hoja de cálculo.
- Informes: en PDF para leerlos, y además los datos que los alimentan en CSV si puedes obtenerlos.
- Configuraciones: en un documento que describa cada ajuste, con lo que significa y el valor que tenía.
- Cuentas: una confirmación escrita de a nombre de quién está cada cuenta y qué usuarios tienen acceso.
Si el proveedor te dice que no puede exportar algo, pregunta por qué y qué alternativa ofrece. A veces la respuesta es válida; otras, es la señal de que has dependido de una caja negra.
¿Dónde vive tu contenido: en tu dominio o en el de la herramienta?
Esta pregunta decide cuánto riesgo corres, y conviene hacerla antes de contratar cualquier herramienta de contenidos. Hay dos escenarios:
- El contenido está publicado en tu propia web. Los artículos viven en tu dominio, bajo tus direcciones. Al cambiar de herramienta, la web sigue ahí; lo que necesitas es una copia de los textos originales y de los datos de rendimiento.- El contenido vive en la plataforma de la herramienta. Un blog alojado en una dirección del proveedor, o dentro de su aplicación. Aquí la exportación es crítica, y también lo es cómo se llevan esas direcciones a tu dominio sin perder lo ganado.
Si estás en el segundo caso, el cambio exige una migración con cuidado: sin copia completa y sin redirecciones, es fácil perder las visitas y las posiciones de esas páginas.
¿Cómo cambiar de herramienta sin perder las posiciones ya ganadas?
Las posiciones en Google van asociadas a las direcciones de tus páginas y a su contenido. Si cambias de herramienta pero las páginas se quedan como están, no pasa nada. Si algo cambia de sitio, tienes que ayudar a Google a entender el cambio. Pasos recomendados:
- Haz una foto del antes. Exporta de Search Console las búsquedas, las páginas y las posiciones del último periodo. Es tu punto de comparación.
- Conserva las mismas direcciones siempre que puedas. Es la medida que más protege.
- Si una dirección cambia, usa una redirección permanente (301) desde la antigua a la nueva. Lo explicamos en redirecciones 301: cambiar una dirección sin perder posiciones.
- No borres artículos antiguos solo porque la herramienta nueva no los incluye en su plan de trabajo.
- Migra por fases y comprueba cada una antes de pasar a la siguiente.
- Compara pasadas unas semanas el mismo periodo con la foto del antes. Una caída pequeña y transitoria puede ser normal; una caída persistente indica que algo se ha perdido.
Nada de esto asegura que mantendrás exactamente lo que tenías, porque el posicionamiento depende de muchos factores, pero reduce mucho el riesgo.
Lista de petición antes de dar el paso
Cópiala en un correo al proveedor actual:
- Copia de todo el contenido publicado, con título, dirección, fecha e imágenes.
- Datos de rendimiento y posiciones del último año, en CSV.
- Lista de palabras clave y páginas trabajadas, en CSV.
- Informes recibidos y los datos de partida.
- Descripción de las configuraciones.
- Confirmación escrita de la titularidad de todas las cuentas y accesos.
- Fecha en la que se te entregará todo, antes de la fecha de cambio.
Conclusión
Cambiar de herramienta sin perder histórico ni posiciones es cuestión de pedir lo correcto, en el formato correcto y a tiempo: contenidos, datos de rendimiento, listas de trabajo, informes y configuraciones, en formatos abiertos, con una foto del antes y con las mismas direcciones siempre que sea posible. Y la pregunta clave antes de contratar cualquier servicio: ¿dónde vive mi contenido, en mi web o en la de otro?
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